Sencillos pasos para una reunión de trabajo exitosa

Las reuniones suelen ser largas y aburridas. Reunir al personal, coordinar temas, planificar la exposición y no perderse en el intento, parece ser todo un desafío para quienes buscan concretar este tipo de encuentros. Muchos profesionales asisten a reuniones de trabajo recurrentemente, originalmente para discutir ideas y concretar planes de acción, pero que, más de una vez, terminan siendo una verdadera pérdida de tiempo si no se realizan efectivamente.
Esto ocurre, según los expertos, porque la mayoría de las veces, no se toman las precauciones necesarias para evitar que estos encuentros se desvíen de los temas centrales por los que fueron convocados. Las reuniones de trabajo debieran cumplir una función principal: informar al equipo de lo que está ocurriendo en la empresa o los objetivos que se piensan concretar para revertir situaciones adversas.
Por ello, resulta necesario dar un giro en la percepción que se tiene de estos encuentros y de lo que significa sentarse a discutir aquellos asuntos que diariamente son debatidos de manera informal y que, por ende, quedan inconclusos.
A continuación, algunas recomendaciones para lograr una reunión laboral efectiva:

1. Planifique el encuentro e informe al equipo:

La primera consideración que se debe tener en cuenta si se pretende efectuar una reunión de trabajo, es la de informar con anticipación la realización de la misma. Para esto, es importante que quienes vayan a asistir sean contactados individualmente, por una llamada o a través de un e-mail, que contenga el día, la hora y los temas que se discutirán. Exija puntualidad, elabore una agenda de contenidos con los temas a tratar. Si se informa con anticipación los temas que se discutirán, los asistentes llegarán más preparados al encuentro y con distintas ideas para proponer.

2. Maneje la reunión con cuotas de humor:

La reunión de trabajo debe ser una instancia de discusión positiva. Para ello es bueno que el moderador sea algo histriónico, ya que una persona que juega con la voz, que tiene una voz fuerte, y que gesticula, tiende a captar mejor la atención de la gente que una persona que se limita a leer en voz alta. El expositor y líder de la reunión podrá equivocarse y divertirse, en el contexto de lo discutido, pero sin perder el enfoque en los avances y resolución de los temas.

3. Evite los monólogos:

El expositor deberá mostrar liderazgo y completa seguridad en sí mismo, evitando caer en el exceso de protagonismo y en los recurrentes monólogos, que pueden volver tedioso el encuentro. Para ello, deberá tener pleno conocimiento de las inquietudes de los asistentes, pautadas con anterioridad, y evitar ser agresivo al momento de exponer sus propias ideas, sin considerar la opinión de los demás. Dar cabida a que todos los asistentes opinen y expongan sus puntos de vista, enriquecerá el encuentro y hará que no se vuelva monótono y aburrido.

4. Tome nota de los temas tratados en la reunión:

Finalmente, será primordial tomar nota de los temas discutidos en la reunión, ya que, de esta forma, se podrá recordar, jerarquizar y llevar a cabo los planes y medidas propuestas y aceptadas por los asistentes. Que el expositor tome nota, demuestra un interés hacia los asistentes, quienes sentirán que fueron tomados en cuenta y que la reunión valió la pena.

5. Posterior al encuentro:

Para no derrumbar lo construido, lo ideal será que luego del encuentro, el expositor envíe a los asistentes un resumen con los puntos tratados, así como las soluciones acordadas que serán puestas en marcha. La idea es no crear falsas expectativas y hacer efectivos los acuerdos. La justificación y reiteración de lo discutido, demostrará el interés y la concordancia de las partes, generando lazos de confianza entre las mismas.

Con asistentes puntuales, una pauta fijada y temas acotados, la reunión de trabajo que desea realizar irá perfectamente encaminada. Es necesario, esmerarse porque la cita no sea un encuentro aburrido, sino una instancia para debatir ideas y tomar decisiones entre todos los asistentes.

Lo más importante será lograr concretar los objetivos que lo llevaron a organizar el encuentro, y su equipo no tendrá las ansias de mirar el reloj y desear que las horas pasen rápidamente.

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Fuente: América Economía