¿Cómo evitar que una consulta legal se alargue demasiado?

Muchas veces la consulta legal en el despacho se convierte en una especie de consulta psicológica, donde parece que el cliente no tiene mucha prisa y quiere desahogarse contando todos los detalles del caso, haciendo muchas preguntas difíciles de explicar y un mar de detalles que muchas veces no son del todo útiles.

Además de entretener y consumir un tiempo valioso de la cita, es difícil manejar a este tipo de clientes, conocidos también como “dawdling clients” (clientes que se entretienen).

Encontrar el equilibrio entre lograr que el cliente se sienta cuidado y hacer un uso eficiente del tiempo de ambos en el despacho es toda una destreza

Saber qué decir para poner fin a la reunión sin sonar brusco, es algo que puedes aprender, así como algunas estrategias y procedimientos que te pueden ayudar en esos momentos.

1. Especifica la hora de inicio y de fin de cada cita

Es muy fácil, acostúmbrate a dar citas especificando la duración. Aquí tienes una propuesta de frase que puedes emplear en el despacho: “Ok, Sr. Gómez su cita es el jueves de 10:30 a.m. a 11:30 a.m.«

2. Agenda citas consecutivas

Si hay un cliente concreto que tiende a alargarse en las reuniones, acostúmbrate a ponerte otra cita inmediatamente a continuación. Puedes incluso avisar a tu cliente de que es así.

«Sr. Flores estoy seguro de que tendremos mucho tiempo para aclarar todos estos detalles, pero quería informarle que tengo mi próxima cita a las 11:30 a. m., podemos priorizar hoy lo más importante e iremos ampliando en las citas posteriores».

Si estás en un despacho compartido o tienes secretaria, también puedes pedirle que interrumpa educadamente la reunión, 10 minutos antes del final de la cita, para recordarte que tienes al otro cliente ya esperando.

3. Coloca una alarma

Un buen recordatorio podría ser colocar una alarma 10 minutos antes de finalizar la cita. Te servirá para dar el cierre, diciéndole al cliente algo como: “nos quedan 10 minutos para concluir ¿tiene alguna duda o pregunta para cerrar?”

4. Establece procesos para agilizar las citas

Hay procesos preliminares que pueden agilizar las citas, como ciertas preguntas básicas de un cuestionario que puedes enviar a tus clientes para que lo respondan antes de la cita personalizada.

Ese cuestionario inicial puede recabar mucha información esencial que ahorrará tiempo en la cita y permitirá preparar el fondo del asunto y tener algunas ideas para la solución.

También puedes tener hecha una check list de documentación requerida que podrás entregar a tus clientes al finalizar la primera consulta, marcándole cuales documentos necesitaras en la próxima visita.

5. Convierte a tu asistente en parte integral de tu equipo

Presenta a tu asistente o secretaria desde el primer día, para crear confianza con el cliente , haciéndole saber que muchas veces será contactado por esta persona para coordinar las citas, para solicitar documentos, enviarle notificaciones, entre otros. Recuérdale que será el enlace principal de comunicación entre ustedes.